Usługi notarialne – kiedy warto skorzystać i jakie sprawy można załatwić

Usługi notarialne warto rozważyć zawsze wtedy, gdy prawo wymaga formy aktu notarialnego lub gdy strony chcą zapewnić czynnościom dodatkową pewność i moc dowodową. Notariusz sporządza akty, poświadcza dokumenty, przygotowuje projekty oświadczeń, przechowuje dokumenty i środki, a także doręcza oświadczenia. Poniżej przedstawiamy najczęstsze sytuacje, w których udział notariusza jest konieczny lub praktycznie uzasadniony, wraz z zakresem spraw możliwych do załatwienia.

Kiedy prawo wymaga aktu notarialnego

Przepisy wprost wskazują czynności, które muszą mieć formę aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Należą do nich m.in. przeniesienie własności nieruchomości, ustanowienie odrębnej własności lokalu, umowa o dział spadku obejmująca nieruchomości czy umowa majątkowa małżeńska (majątkowa wspólności rozszerzona, ograniczona albo rozdzielność). W tych przypadkach udział notariusza nie jest wyborem, lecz obowiązkiem wynikającym z ustawy.

Do grupy czynności wymagających aktu należy też założenie niektórych spółek prawa handlowego, gdy umowa spółki musi przybrać formę aktu (np. tradycyjna ścieżka dla spółki z o.o., spółki komandytowej z wkładem w nieruchomości). Jeżeli dana czynność ma skutek rzeczowy wobec nieruchomości (np. ustanowienie służebności), również zwykle wymaga aktu notarialnego.

Zakup i sprzedaż nieruchomości – zakres czynności i przykłady

Przy zbyciu lub nabyciu nieruchomości sporządza się akt notarialny obejmujący umowę sprzedaży, darowizny, zamiany lub dożywocia. Notariusz weryfikuje dane stron, stan prawny nieruchomości, treść księgi wieczystej i umieszcza w akcie niezbędne oświadczenia. Strony mogą wprowadzić postanowienia dotyczące rozliczeń, terminu wydania lub warunków usunięcia obciążeń. Po podpisaniu aktu notariusz przesyła wniosek o wpis w księdze wieczystej.

Przykład praktyczny: przy zakupie mieszkania z kredytem w akcie ujmuje się oświadczenie banku o wypłacie środków na rachunek sprzedającego oraz zgodę na wykreślenie hipoteki po spłacie. Dzięki temu dane wpisy w księdze wieczystej pozostają spójne z ustaleniami stron.

Sprawy spadkowe i rozporządzanie majątkiem na wypadek śmierci

Sporządzenie testamentu w formie notarialnej zapewnia jasność treści i daty, a także ogranicza ryzyko sporów o ważność. Testament notarialny bywa przydatny przy zapisie windykacyjnym (np. przeniesienie własności konkretnej rzeczy na wskazaną osobę z chwilą otwarcia spadku), który wymaga formy aktu.

W praktyce często spotyka się zrzeczenie się dziedziczenia albo odrzucenie spadku – pierwsze następuje w drodze umowy między przyszłym spadkodawcą a spadkobiercą, drugie to oświadczenie spadkobiercy o nieprzyjmowaniu spadku (możliwe przed notariuszem lub w sądzie). W sytuacji, gdy spadkobiercy uzgodnili podział, można zawrzeć akt działu spadku, zwłaszcza gdy wchodzą w grę nieruchomości.

Relacje majątkowe w rodzinie – umowy i zabezpieczenia

Podział majątku między małżonkami oraz ustanowienie rozdzielności majątkowej wymagają aktu notarialnego. Strony mogą uregulować sposób korzystania z majątku wspólnego, odpowiedzialność za długi czy rozliczenie wkładów. W przypadku darowizn między członkami rodziny notariusz formułuje treść oświadczeń i – jeśli dotyczy to nieruchomości – sporządza akt z wnioskiem o wpis do księgi wieczystej.

Przykład: rodzice darują dziecku mieszkanie z ustanowieniem służebności mieszkania na swoją rzecz. W akcie wskazuje się uprawnienia, zakres korzystania i sposób ponoszenia kosztów, co porządkuje przyszłe relacje.

Zakładanie i obsługa spółek – kiedy akt jest konieczny

Powołanie spółki w trybie tradycyjnym może wymagać aktu notarialnego (np. umowa spółki z o.o., statut spółki akcyjnej). Notariusz sporządza treść dokumentów, a strony podpisują je w jego obecności. W razie obejmowania aportów w postaci nieruchomości lub użytkowania wieczystego, czynność także powinna mieć formę aktu.

Poza założeniem, w formie aktu przeprowadza się często zmiany umów spółek, podwyższenia kapitału lub przeniesienia praw udziałowych, jeśli wymaga tego przepis lub umowa spółki. Dzięki temu treść wpisów w KRS może odzwierciedlać aktualny stan prawny.

Poświadczenia, pełnomocnictwa i doręczenia oświadczeń

Poświadczenie dokumentów obejmuje stwierdzenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z oryginałem, a poświadczenie podpisu potwierdza, że osoba złożyła podpis w obecności notariusza albo uznała go za własnoręczny. To rozwiązanie przydatne przy umowach cywilnoprawnych, oświadczeniach dla urzędów czy dokumentach do rejestrów.

Pełnomocnictwa mogą wymagać formy aktu notarialnego, jeżeli pełnomocnik ma dokonać czynności, które same wymagają aktu (np. zbycie nieruchomości). W innych sytuacjach wystarczy poświadczenie podpisu pod treścią pełnomocnictwa. Notariusz sporządza także protokoły oraz doręcza oświadczenia, co dokumentuje dojście oświadczenia do adresata.

Przechowywanie i projekty dokumentów – bezpieczeństwo i porządek

Notariusz może zaoferować przechowywanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych w związku z określoną czynnością notarialną. Depozyt chroni strony do czasu spełnienia warunków, np. wydania środków w momencie podpisania umowy lub uzyskania wymaganego wpisu w księdze wieczystej.

Wiele kancelarii przygotowuje projekty aktów prawnych i wzory oświadczeń. Taki projekt porządkuje ustalenia, upraszcza zebranie załączników i skraca czas samej czynności. Strony uzgadniają treść wcześniej, a w dniu podpisania weryfikują dokumenty i tożsamość.

Dobrowolnie czy obowiązkowo – jak rozróżnić sytuacje

Są dwie płaszczyzny korzystania z usług: czynności wymagane przepisami (obowiązkowe akty notarialne) oraz czynności dobrowolne, które zwiększają bezpieczeństwo prawne stron. Dobrowolnie wybiera się np. akt notarialny dla umów o większej wartości majątkowej, aby ułatwić egzekwowanie postanowień i zminimalizować ryzyko sporu. W praktyce strony decydują się na formę notarialną także wtedy, gdy potrzebują jednoznacznego datowania i weryfikacji tożsamości.

W przypadku wątpliwości co do wymaganej formy warto przedstawić notariuszowi opis planowanej czynności oraz listę dokumentów do weryfikacji. Pozwala to ocenić, czy przepisy zastrzegają formę aktu, czy wystarczy poświadczenie podpisu lub zwykła forma pisemna.

Koszty, terminy i przygotowanie do czynności

Wysokość taksy notarialnej określają powszechnie obowiązujące przepisy, a w niektórych sprawach dolicza się podatki i opłaty sądowe (np. za wnioski wieczystoksięgowe). Koszt zależy m.in. od rodzaju czynności i wartości przedmiotu. Zwykle przed spotkaniem strony otrzymują wytyczne dotyczące wymaganych dokumentów: odpisy ksiąg wieczystych, zaświadczenia z urzędu gminy lub urzędu skarbowego, odpisy z KRS, pełnomocnictwa.

Dla sprawnego przebiegu: ustal tożsamość stron (ważne dokumenty tożsamości), upewnij się co do aktu stanu cywilnego, przygotuj numery ksiąg wieczystych, a przy spółkach – aktualne odpisy rejestrowe. Jasne ustalenia między stronami przekładają się na precyzyjne brzmienie klauzul w akcie.

Przykładowe sytuacje z życia i biznesu

• Osoba prywatna sprzedaje dom: konieczny akt sprzedaży wraz z wnioskiem o wpis w księdze wieczystej i rozliczeniem hipoteki.
• Małżonkowie wprowadzają rozdzielność majątkową: umowa majątkowa małżeńska w formie aktu i – w razie potrzeby – podział majątku wspólnego.
• Spadkobiercy ustalają dział spadku z nieruchomością: akt działu spadku rozstrzyga o własności i udziałach.
• Przedsiębiorcy zakładają spółkę z o.o.: umowa spółki w formie aktu, a następnie rejestracja w KRS.

Gdzie szukać informacji i jak przebiega kontakt z kancelarią

Informacje o wymaganych dokumentach oraz formie czynności można uzyskać bezpośrednio w kancelarii notarialnej. Przed umówieniem terminu warto przesłać opis sprawy i listę pytań, aby doprecyzować zakres czynności oraz załączniki. Dla mieszkańców Zagłębia dostępne są dane kontaktowe na stronach lokalnych kancelarii, np. Biuro notarialne w Sosnowcu. Treści publikowane na stronach mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej.

Podsumowanie najważniejszych kwestii

• Akt notarialny wymagany prawem dotyczy m.in. nieruchomości, niektórych umów spółek i umów majątkowych małżeńskich.
• Pewność i moc prawna aktu zwiększają bezpieczeństwo obrotu i ułatwiają wykazanie treści oświadczeń.
• Szeroki zakres świadczeń: sporządzanie aktów, poświadczenia, pełnomocnictwa, protokoły, przechowywanie i doręczanie oświadczeń, projekty dokumentów.
• Dobrowolnie czy obowiązkowo: w części spraw udział notariusza jest konieczny, w innych – uzasadniony dla przejrzystości i dowodowości.
• Przygotowanie: komplet dokumentów, ustalenie tożsamości stron i weryfikacja treści przyspieszają przebieg czynności.

Niniejszy materiał ma charakter ogólny i informacyjny. Zakres i forma czynności notarialnych wynikają z przepisów prawa oraz konkretnego stanu faktycznego.